Verkla

Des checklists qui arrivent à la bonne personne et prouvent ce qui a été fait.

Une appli sur le téléphone pour celles et ceux qui font le travail, un écran pour répartir ce qui arrive dans la journée, et un tableau de bord pour la personne responsable de l'ensemble.

Sur le téléphone

Ce que voit la personne sur place. Entre deux tâches, elle sort son téléphone, voit tout d'un coup d'œil et coche du pouce.

  • Scanner, et c'est parti

    Le code contient le lieu. Le scan ouvre directement la bonne checklist, personne ne se trompe donc de liste.

  • Cocher d'un pouce

    Les lignes occupent toute la largeur de l'écran, les boutons sont grands, et une barre en haut indique où on en est.

  • Notes et photos

    On peut joindre une ou plusieurs photos à chaque tâche, et une note quand quelque chose mérite une explication. Pour chaque tâche, vous décidez si c'est facultatif ou obligatoire.

  • La liste du jour

    Tout ce qui a été confié à quelqu'un, que ça vienne d'un planning ou directement d'une personne, dans une seule liste, le plus ancien en haut.

La page de scan sur un téléphone, avec en dessous le champ pour saisir un code court
Visez le code, et la bonne liste s'ouvre.
Un ménage de fin de séjour ouvert sur un téléphone, la première tâche cochée et la suivante encore à faire
Cochées au fur et à mesure, dans l'ordre que vous avez fixé.
Ce qu'un agent d'entretien a à faire aujourd'hui, sur son téléphone : une tâche en retard, une commencée et une partagée avec quelqu'un d'autre
Tout ce qui est à faire aujourd'hui, le plus ancien d'abord.

Quand un imprévu arrive

Un client part à 10 h : le chalet, propre il y a une heure, ne l'est plus. Aucun code sur une porte ni aucun planning ne peut le savoir.

L'écran de répartition sur une tablette : douze chalets, ceux où quelqu'un travaille déjà étant signalés
Touchez le chalet, puis ce qu'il faut faire.

  • Confier une tâche

    Touchez le lieu, puis ce qu'il faut faire. La personne et l'heure limite sont déjà indiquées, et vous pouvez modifier l'une ou l'autre avant d'envoyer.

  • À tous, ou au premier disponible

    Vous pouvez envoyer la même tâche à quatre personnes de deux façons. Soit chacune la reçoit pour elle-même, soit la première qui l'ouvre la prend, et elle disparaît des trois autres listes.

  • Planifier pour plus tard

    Préparez maintenant une tâche pour demain 13 h : elle n'apparaîtra sur les téléphones qu'à ce moment-là. En ouvrant l'appli, on voit ce qui est prévu aujourd'hui, pas la semaine prochaine.

  • L'accueil n'a pas besoin du tableau de bord

    Un coordinateur répartit le travail sans jamais en recevoir. La réception peut ainsi confier des tâches toute la journée sans voir vos rapports, votre équipe ni vos factures.

  • Voir ce qui est encore en cours

    Un écran liste tout ce qui a été confié ces deux derniers jours et n'est pas terminé, et qui s'en occupe. Une tâche envoyée à la mauvaise personne ? Vous l'annulez, tout simplement.

Le formulaire de répartition sur une tablette : deux agents d'entretien choisis, une tâche chacun, et l'heure à laquelle elle doit être faite
Qui s'en charge et pour quand, déjà rempli.

Au bureau

Ce que voit la personne responsable. Pensé pour être lu vite, puis refermé.

  • Modèles de checklists

    Créez une liste une fois, réordonnez les tâches par glisser-déposer, indiquez celles qui demandent une photo, et réutilisez-la dans tous vos lieux.

  • Lieux et codes

    Chaque checklist a un code à imprimer, et un code supplémentaire pour chaque lieu où elle sert. Les lieux sont facultatifs, et si un code imprimé disparaît, vous le remplacez.

  • Votre équipe

    Invitez toutes les personnes qui font le travail, qu'elles soient salariées, indépendantes ou bénévoles. Organisez-les en groupes, indiquez qui travaille habituellement où, et désactivez quelqu'un le jour de son départ.

  • Rapports

    Filtrez les checklists validées par lieu, par personne et par date, puis ouvrez-en une pour voir chaque tâche, ses photos, ses notes et l'heure à laquelle elle a été cochée. Ce qui n'a pas été fait saute aux yeux.

L'éditeur de checklist : un grand ménage hebdomadaire, ses tâches dans l'ordre, et à côté son planning et les personnes concernées
Créez une liste une fois, puis indiquez quand elle revient et qui s'en charge.

Tout s'exporte en tableur

La personne qui gère vos plannings, votre paie ou votre facturation peut travailler directement à partir du fichier. Envoyez-le-lui, ou ajoutez-la à votre équipe pour qu'elle le télécharge elle-même.

ChecklistLieuPersonne DébutFin TâchesFaitesPhotos
Ménage de fin de séjourBirch LodgeMarta Kowalczyk 8 sept. 10:528 sept. 11:38 14143
Ménage de fin de séjourCedar LodgeSanne Roos 8 sept. 11:058 sept. 12:20 14121
Tournée du matin—Tom Byrne 8 sept. 07:408 sept. 08:11 990

Vous choisissez ce qu'il contient. Filtrez d'abord vos rapports sur un lieu, une personne ou une semaine, puis téléchargez. Vous obtenez exactement les lignes que vous aviez sous les yeux, et le fichier s'ouvre dans Excel, Numbers ou Google Sheets.

Chaque ligne a une heure de début et une heure de fin. Vous voyez ainsi combien de temps a pris une tâche, vous additionnez les heures d'une personne sur le mois, ou vous calculez ce qu'un chalet vous coûte sur l'été.

Les photos et les notes restent dans votre tableau de bord. Le fichier indique ce qui a été fait, quand et par qui. Pour voir la preuve derrière une ligne, ouvrez cette checklist dans vos rapports.

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