Verkla

Checklisten, die bei der richtigen Person ankommen und belegen, was erledigt wurde.

Eine App auf dem Handy für alle, die die Arbeit machen, eine Übersicht für alles, was im Laufe des Tages dazukommt, und ein Dashboard für die Person, die für das Ganze verantwortlich ist.

Auf dem Handy

Was Ihr Team vor Ort sieht. Zwischen zwei Aufgaben kurz aufs Handy schauen und mit dem Daumen abhaken.

  • Scannen und loslegen

    Im Code steckt der Standort. Der Scan öffnet direkt die passende Checkliste, so erwischt niemand die falsche.

  • Abhaken mit dem Daumen

    Die Zeilen gehen über die ganze Bildschirmbreite, die Schaltflächen sind groß, und ein Balken oben zeigt, wie weit man schon ist.

  • Notizen und Fotos

    An jeden Punkt lassen sich ein oder mehrere Fotos anhängen, dazu eine Notiz, wenn etwas erklärt werden muss. Ob das optional oder Pflicht ist, legen Sie pro Punkt fest.

  • Die Liste für heute

    Alles, was jemand zu erledigen hat, ob aus einem Zeitplan oder direkt von einer Kollegin oder einem Kollegen, in einer Liste, das Älteste oben.

Die Scan-Seite auf einem Handy, darunter das Feld zum Eintippen eines Kurzcodes
Kamera auf den Code, und die richtige Liste öffnet sich.
Eine Endreinigung auf dem Handy, der erste Punkt abgehakt, der nächste noch offen
Abgehakt während der Arbeit, in Ihrer Reihenfolge.
Was eine Reinigungskraft heute zu erledigen hat, auf dem Handy: eine Aufgabe überfällig, eine angefangen und eine mit jemand anderem geteilt
Alles für heute, das Älteste zuerst.

Wenn etwas dazwischenkommt

Ein Gast reist um zehn ab, und ein Ferienhaus, das vor einer Stunde noch sauber war, ist es jetzt nicht mehr. Das weiß kein Code an der Tür und kein Zeitplan.

Die Übersicht zum Vergeben von Aufgaben auf einem Tablet: zwölf Ferienhäuser, und die, in denen schon jemand arbeitet, sind markiert
Ferienhaus antippen, Aufgabe antippen.

  • Aufgaben vergeben

    Tippen Sie auf den Standort und dann auf das, was zu tun ist. Wer es übernimmt und bis wann, ist schon ausgefüllt, und Sie können beides vor dem Absenden ändern.

  • Für alle oder für eine Person

    Dieselbe Aufgabe können Sie auf zwei Arten an vier Personen schicken. Entweder bekommt jede Person die Aufgabe für sich, oder wer sie zuerst öffnet, übernimmt sie, und sie verschwindet von den anderen drei Listen.

  • Für später planen

    Legen Sie jetzt eine Aufgabe für morgen um eins an, dann erscheint sie auch erst dann auf den Handys. Wer die App öffnet, sieht, was heute ansteht, und nicht, was nächste Woche kommt.

  • Die Rezeption braucht kein Dashboard

    Koordinatoren verteilen Aufgaben, ohne selbst welche zu bekommen. So kann die Rezeption den ganzen Tag Aufgaben vergeben, ohne Ihre Berichte, Ihr Team oder Ihre Rechnungen zu sehen.

  • Sehen, was noch offen ist

    Eine Übersicht zeigt alles, was in den letzten zwei Tagen vergeben und noch nicht erledigt wurde, und bei wem es liegt. An die falsche Person geschickt? Dann stornieren Sie die Aufgabe einfach.

Das Formular zum Vergeben auf einem Tablet: zwei Reinigungskräfte ausgewählt, je eine Aufgabe, und die Uhrzeit, bis wann sie erledigt sein muss
Wer es macht und bis wann, ist schon ausgefüllt.

Am Schreibtisch

Was die verantwortliche Person sieht. Schnell gelesen und wieder geschlossen.

  • Vorlagen für Checklisten

    Erstellen Sie eine Liste einmal, sortieren Sie die Punkte per Drag-and-drop, markieren Sie, wo ein Foto nötig ist, und verwenden Sie sie an allen Standorten.

  • Standorte und Codes

    Jede Checkliste bekommt einen Code zum Ausdrucken und dazu einen eigenen für jeden Ort, an dem sie verwendet wird. Standorte sind optional, und geht ein ausgedruckter Code verloren, ersetzen Sie ihn durch einen neuen.

  • Ihr Team

    Laden Sie alle ein, die die Arbeit machen: Festangestellte, Selbstständige oder Ehrenamtliche. Teilen Sie Personen in Gruppen ein, legen Sie fest, wer normalerweise wo arbeitet, und deaktivieren Sie jemanden am letzten Arbeitstag.

  • Berichte

    Filtern Sie abgeschlossene Checklisten nach Standort, Person und Datum, und öffnen Sie eine, um jeden Punkt mit Fotos, Notizen und Uhrzeit zu sehen. Was nicht erledigt wurde, fällt sofort auf.

Der Checklisten-Editor: eine wöchentliche Grundreinigung, ihre Punkte der Reihe nach und daneben Zeitplan und zuständige Personen
Einmal erstellen, dann festlegen, wann sie ansteht und wer zuständig ist.

Alles auch als Tabelle

Wer bei Ihnen Dienstpläne, Lohnabrechnung oder Rechnungen macht, kann direkt mit der Datei arbeiten. Schicken Sie sie weiter, oder nehmen Sie die Person ins Team auf, damit sie die Datei selbst herunterladen kann.

ChecklisteStandortPerson BegonnenAbgeschlossen PunkteErledigtFotos
Endreinigung FerienhausBirch LodgeMarta Kowalczyk 8. Sep. 10:528. Sep. 11:38 14143
Endreinigung FerienhausCedar LodgeSanne Roos 8. Sep. 11:058. Sep. 12:20 14121
Rundgang Außenanlage—Tom Byrne 8. Sep. 07:408. Sep. 08:11 990

Sie bestimmen, was drinsteht. Filtern Sie Ihre Berichte zuerst nach einem Standort, einer Person oder einer Woche, und laden Sie dann herunter. Sie bekommen genau die Zeilen, die Sie gerade vor sich hatten, und die Datei öffnet sich in Excel, Numbers oder Google Tabellen.

Jede Zeile hat eine Start- und eine Endzeit. So sehen Sie, wie lange eine Aufgabe gedauert hat, rechnen die Stunden einer Person für den Monat zusammen oder ermitteln, was Sie ein einzelnes Ferienhaus über den Sommer kostet.

Fotos und Notizen bleiben im Dashboard. Die Datei zeigt, was wann und von wem erledigt wurde. Wenn Sie den Nachweis hinter einer Zeile sehen möchten, öffnen Sie diese Checkliste in Ihren Berichten.

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